https://www.ecorganizer.nl/in-de-media/casus/affiance/_363____NL
Logo
Bel Ons!

Betrouwbaar, Veilig, Foutloos

Trustbedrijven zijn een niche in de financiële markt en in die selecte groep is Affiance een van de weinige die met het MacOS-platform werkt. Samen met ecOrganizer werken ze aan een module die meer trustbedrijven over de Mac-streep kan trekken.

Veel internationale bedrijven kiezen Nederland als investeringsbasis vanwege het aantrekkelijke belastingklimaat, bekend als het holding regime. De gebouwen en mensen zijn elders gevestigd, maar de vennootschappen hebben hun fiscale en juridische basis in Nederland. De belangrijkste activiteiten van een trustkantoor zijn het besturen van vennootschappen en het leveren van boekhoudkundige, secretariële, administratieve en juridische diensten aan hen. Trustkantoren staan onder toezicht van De Nederlandsche Bank via de Wet toezicht trustkantoren (Wtt).

Betrouwbaarheid

Hakan Mertoglu is verantwoordelijk voor operations bij trustkantoor Affiance Management BV.“Zie ons als advocaten, notarissen, fiscalisten, juristen, accountants en ondersteunend personeel zoals secreta- ressen en HR-managers.” Naast al deze verantwoordelijk- heden is het meestal ook gewenst dat het trustkantoor directeur wordt. Dit heeft verschillende redenen, legt Mertoglu uit. Het kantoor kan enige grip hebben op de werkzaamheden. Daarnaast wordt het bevoegd tot alledaagse handelingen die nu eenmaal moeten gebeuren en waar de klant het kantoor voor heeft ingeschakeld.

Foutloos

Affiance beheert tientallen bedrijven en het maken van fouten is onacceptabel. Mertoglu:“Trust betekent vertrouwen. Zelfs de kleinste fout kan dat beschadigen.” Daarom is het belangrijk dat ook de ICT-omgeving stabiel en veilig is. “Er zijn weinig trustkantoren die met Mac werken, maar wij willen niet van omgeving veranderen.” Sinds 2011 gebruikt Affiance de CRM-modules van ecOrganizer: agendabeheer, relatiebeheer, facturatie en urenreg- istratie. “Onze vorige leverancier nam ons niet serieus, dat voelde ik. De communicatie was niet goed. Ik ontmoette Dick Honing van ecOrganizer en dat klikte direct.” De bedoeling is dat het standaardpakket wordt aangepast voor de trustmarkt en Mertoglu werkt aan een lijst met wensen en eisen. “Onze sector is helemaal nieuw voor ecOrganizer, maar zij snapten al heel snel wat voor ons belangrijk is.”

Vernieuwen

Zo staan betrouwbaarheid en veiligheid voorop en moet alles verlopen volgens de strakke regels van DNB.“Voor ieder bedrijf dat bij ons geregistreerd staat hebben wij identificatiepapieren van de eigenaar en de autorisatie- protocollen: wie mag wat.” Alle officiële papieren hebben een vernieuwingsperiode, waarvan de eigenaar tijdig op de hoogte moet worden gebracht.“Het gaat soms om twintig documenten per bedrijf. Affiance moet continue de actuele status volgen voor bankbestanden, opdrachten, facturen, compliance.” Het doorlopen van alle bureaucratische regels – zoals de belastingvoordelen – is een dagtaak.

Trustmodule

Voor de toekomst staat op de verlanglijst van Affiance een rapportagemodule, om met ecOrganizer een compleet managementinformatiesysteem te maken.“De trustmarkt kan heel goed zijn voor ecOrganizer. Hij is klein, misschien gaat het om zo’n zestig kantoren met Apple-gebruikers, maar het is een delicate en heel interessante markt.”

Download de casus
www.affiance.nl